Para fortalecer a cultura organizacional, promover colaboração e cultivar relações sólidas com os consumidores, uma gestão de comunicação assertiva é essencial para as empresas!
Em 2022, a pesquisa Tendências em Comunicação Interna conduzida pela Ação Integrada e a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) abordou a valorização da comunicação interna das empresas, mostrando que 88% dos CEOs entrevistados estimam essa parte do negócio.
No entanto, equilibrar a formalidade tradicional com a necessidade crescente de acessibilidade é um desafio constante. E é aí que surge a pergunta: Como fazer isso? Essa questão é fundamental para os negócios que desejam uma gestão de comunicação eficaz, mantendo a imagem sólida e engajando efetivamente seus colaboradores e clientes.
Como a formalidade pode afetar a gestão de comunicação?
A formalidade na gestão de comunicação é muitas vezes vista como um pilar essencial para manter a ordem e a clareza. Em ambientes corporativos tradicionais, a formalidade assegura que todos os processos sejam seguidos rigorosamente e que a informação seja transmitida de maneira precisa e sem ambiguidade. Porém, existe uma linha tênue entre ser formal e ser inacessível.
Em uma era onde a transparência e a autenticidade são altamente valorizadas, a formalidade excessiva pode criar barreiras entre a liderança e os colaboradores. Isso pode resultar em uma cultura de medo ou desengajamento.
Para isso não acontecer, de acordo com a pesquisa da Aberje, empresas estão cada vez mais investindo em treinamentos para melhorar a comunicação interna. Isso mostra uma tentativa de modernizar a comunicação sem perder a formalidade necessária.
Muitos negócios estão adotando novas tecnologias de comunicação, como plataformas de colaboração, para equilibrar a formalidade com a acessibilidade. Essas ferramentas oferecem uma comunicação mais dinâmica e interativa, mantendo ao mesmo tempo a estrutura exigida em um ambiente corporativo.
Porém, uma gestão de comunicação empresarial bem-sucedida não fica “presa” ao ambiente interno, é trabalhada, de forma acessível, com o público externo.
De que forma a acessibilidade pode transformar a comunicação externa da empresa?
Quando falamos no contexto externo da gestão de comunicação, estamos nos referindo à acessibilidade, afinal, para que uma marca seja forte e esteja conectada com o público, é vital que ambos se entendam.
A comunicação acessível é aquela que fala a linguagem do consumidor, utiliza canais de fácil acesso e permite uma interação fluida e constante. A formalidade ainda tem seu lugar, principalmente em indústrias que lidam com regulamentações rígidas ou que possuem uma imagem institucional a preservar.
Porém, mesmo essas empresas podem se beneficiar ao humanizar sua comunicação. Um exemplo claro é o uso de redes sociais, como Instagram, LinkedIn e Twitter. Todas essas plataformas oferecem a oportunidade das marcas conversarem diretamente com o público de forma mais pessoal e menos formal.
E para isso acontecer, não é necessário abandonar a profissionalidade, é preciso adaptar as mensagens aos canais e ao público, criando um diálogo mais próximo e engajador. Agora, você deve estar pensando: Certo, mas como encontrar o equilíbrio entre a formalidade e essa acessibilidade?
Encontre o equilíbrio da formalidade e acessibilidade na gestão de comunicação
Saber manter a formalidade e a acessibilidade na gestão de comunicação é uma prática que envolve estratégia e sensibilidade cultural. Uma abordagem eficaz é adotar uma comunicação formal para temas críticos, enquanto se utiliza uma linguagem mais acessível e envolvente para temas cotidianos e informais. É fundamental ajustar o tom da comunicação de acordo com o público-alvo da mensagem.
Por exemplo, comunicados sobre mudanças estruturais ou políticas da empresa são mais direcionados para colaboradores e devem manter um tom formal para garantir clareza e seriedade.
Em contrapartida, campanhas de engajamento, notícias sobre eventos ou mensagens de agradecimento podem adotar um tom mais leve e acessível, utilizando storytelling e elementos visuais para facilitar a compreensão e o engajamento.
A tecnologia é uma aliada poderosa para a gestão de comunicação interna e externa, disponibilizando ferramentas como intranets, plataformas e aplicativos de comunicação para que as mensagens sejam transmitidas de forma rápida e eficiente.
O uso de softwares de análise de sentimentos também pode ajudar a entender como as mensagens estão sendo recebidas pelos colaboradores e pelo público externo, garantindo que a comunicação esteja sempre alinhada com os objetivos da empresa. Além disso, a integração de tecnologias como inteligência artificial e análise de dados permite personalizar a comunicação, tornando-a mais relevante e impactante.
Manter o equilíbrio entre formalidade e acessibilidade melhora a eficiência da comunicação, fortalece a cultura organizacional e promove um ambiente de trabalho mais colaborativo. Ao adaptar as mensagens de acordo com o contexto e o público, as empresas demonstram competência estratégica, essencial para o sucesso na gestão de comunicação.
Quais são as melhores práticas para uma boa gestão de comunicação?
Implementar uma gestão de comunicação equilibrada requer planejamento e execução cuidadosos, afinal, precisam ser dois processos diferentes mas, que de alguma forma, se complementam. A seguir, confira algumas práticas de como fazer isso:
Comunicação externa e interna
Estabeleça diretrizes claras sobre quando e como usar diferentes tons nas mensagens e campanhas. Isso ajuda a manter a consistência e a clareza na comunicação com os colaboradores, público e stakeholders;
Entenda as necessidades, preferências e expectativas dos profissionais e consumidores. Para isso, realize pesquisas e colete feedback regularmente para ajustar suas estratégias de comunicação;
Personalize as mensagens para diferentes públicos, utilizando abordagem formal para temas críticos e uma linguagem mais acessível para campanhas de marketing e engajamento.
Comunicação interna
Utilize ferramentas para tornar a comunicação interna mais eficiente e alinhada com os objetivos da empresa;
Crie canais para receber feedback dos colaboradores e avalie regularmente a eficácia da comunicação interna, ajustando as estratégias conforme necessário;
Seja transparente nas suas comunicações internas, fornecendo informações claras e completas. Mantenha a consistência no tom e no estilo da comunicação para construir confiança e credibilidade.
Promova uma cultura organizacional onde a comunicação aberta e honesta seja valorizada. Incentive os colaboradores a compartilhar ideias e preocupações sem medo de repercussões negativas.
Comunicação Externa
Ferramentas como plataformas de CRM, análise de sentimentos e redes sociais podem tornar a comunicação externa mais eficaz e alinhada com os objetivos da empresa;
Combine diferentes canais de comunicação, como e-mails, newsletters e eventos presenciais ou virtuais para garantir que a mensagem atinja todos os públicos-alvo externos;
Utilize métricas e KPIs para monitorar o impacto das suas estratégias de comunicação externa. Analisar os dados ajuda a entender o que está funcionando e o que precisa ser melhorado;
Use técnicas de storytelling para tornar as mensagens externas mais envolventes e memoráveis. Histórias bem contadas podem ajudar a transmitir os valores e missões da empresa.
Ao desenvolver essas práticas, as empresas criam uma gestão de comunicação que assegura a entrega das mensagens para todos os públicos, trabalhando o equilíbrio delicado entre a formalidade e a acessibilidade.
Essa abordagem estratégica, que combina a rigidez necessária com a flexibilidade moderna, constrói uma comunicação que vai além da informação, inspirando e engajando as pessoas ligadas à marca, direta ou indiretamente. E isso, no mundo atual, pode ser a base para o sucesso organizacional.
